Assistente Executiva Bilingue (AC) - Vaga Afirmativa Pessoa com Deficiência

A pessoa AC será a principal responsável pelas atividades complexas de apoio administrativo, apoiando Diretores Executivos, Diretores e membros do Management Team. O papel do AC é realizar uma variedade de atividades complexas de apoio administrativo; auxiliar na geração de relatórios conforme solicitado; para facilitar o rastreamento de entregas e cronogramas conforme indicado; e gerenciar a coordenação da logística das reuniões, atas e demais atribuições que lhe forem atribuídas.

Conheça mais sobre a posição:

• Gerenciamento de calendários individuais e de equipe e agendamento de reuniões (Outlook), incluindo vários fusos horários
• Coordenar processos funcionais, como faturamento e pedidos de compra
• Coordenar planos de viagens locais e internacionais e preparar relatórios de despesas
• Auxiliar na preparação de apresentações de slides
• Ajudar com o site do SharePoint
• Desempenhar tarefas administrativas conforme atribuído - mantendo a distribuição, listas de contatos e pessoal
• Gerenciamento de arquivos administrativos departamentais
• Gerenciar e coordenar as comunicações do departamento
• Coordenação de correspondências e correio/entregas
• Gerenciar os aspectos administrativos dos relacionamentos com especialistas e fornecedores externos
• Coordenação de reuniões locais e internacionais: organização de viagens, organização de reuniões, acomodação de visitantes
• Organização de salas de reuniões, incluindo logística, catering e necessidades de equipamento
• Preparar agendas e tomar itens de ação conforme necessário
• Organizar e facilitar grandes reuniões on/offsite, incluindo logística (apresentações de palestrantes convidados e outras várias reuniões)
• Auxiliar em projetos especiais, conforme solicitado pelos Diretores Executivos e outros dentro do grupo
• Atualizar e manter todas as quotas, associações, assinaturas, etc.Iniciar/facilitar reuniões de equipe multifuncional e fazer atas de reuniãoInscrições oportunas para conferências, congressos, seminários e reuniões internas
• Participação em equipes de projetos do departamento
• Fornecer suporte de backup para Acs de departamento adicionais (ausencias, férias, licenças, projetos especiais, outros)

Basic Qualifications

• Graduação completa
• Igual ou superior a 2 anos de experiência administrativa
• Fluência em inglês

Local de Trabalho: escritorio São Paulo (trabalho hibrido-flexivel)

A Amgen não discrimina em suas oportunidades de emprego com base em sexo, raça, cor, idade, nacionalidade, idéias políticas ou religiosas , gênero, orientação sexual, identidade de gênero, nível e tipo deficiência, origem étnica ou qualquer outra categoria protegida por lei.

E fazemos um convite especial às pessoas que se autodeclaram pretas e pardas, LGBTQIAP+, possuem algum tipo de deficiencia, tenham +50 anos e mulheres que buscam por posições de liderança, para que conheçam mais sobre a Amgen e nossas oportunidades de carreira, pois temos como compromisso gerar oportunidades para grupos minorizados e criar um ambiente cada vez mais diverso e inclusivo.